进出口单证：完整单据清单指南
在原材料运输中，付款、清关和提货都依赖单证；任何一份单据缺失或错误，都可能导致货物滞港、信用证出现不符点或被罚款。本指南按顺序说明从报价到交货，每份单据由谁、在何时、以哪些信息出具。
更新2026年10月14日
本指南内容
- 形式发票 (PI)
- 采购订单 (PO)
- 商业发票 (CI)
- 装箱单 (P/L)
- 提单 (B/L) (B/L)
- 电放与海运单
- 原产地证书及优惠原产地证明 (EUR.1、Form E 等) (C/O)
- 分析证书 (COA)
- 安全技术说明书 (SDS / MSDS)
- EN 10204 材质证明书（2.2、3.1、3.2）
- 植物检疫证书与兽医卫生证书
- 出口报关单
形式发票 (PI)
卖方在发货前开具的预开发票，列明产品、数量、单价、贸易术语、付款条件、交货期和银行信息。买方据此开立信用证、支付预付款或申请进口许可证、外汇额度。它不是税务发票；经买方会签后在简单交易中可作为合同，但大额交易应签订完整的销售合同。
采购订单 (PO)
买方发给供应商的正式订单，载明产品、规格、数量、价格、交货日期、交货条件和付款条件。卖方书面确认（订单确认）后，双方即形成有约束力的合同。采购订单号会写在发票、送货单和运输单据上，便于对账。
商业发票 (CI)
卖方在发货后开具的正式销售单据，载明品名、HS 编码、数量、单价和总价、贸易术语、付款条件、原产地及买卖双方信息。它是海关估价、计税和信用证付款的基础单据；信用证下发票的货物描述必须与信用证完全一致。与形式发票不同，它记录实际成交和应付金额。
装箱单 (P/L)
列明每件包装（袋、托盘、桶、卷或集装箱）的内容、数量、净重和毛重、尺寸、批号以及箱号和封号的单据，不含价格。用于海关查验、仓库收货、货损货差核查以及信用证单据；重量须与发票和提单一致。
提单 (B/L) (B/L)
承运人签发的、证明已接收或装运货物的海运最重要单据。它有三项功能：货物收据、运输合同证明，以及在“凭指示”签发时作为物权凭证。由于持正本提单者可提货，它是信用证和跟单托收的基础。“清洁已装船”提单表明货物外表状况良好地装船。
电放与海运单
无需等待正本提单寄达买方即可在目的港放货的方式。电放是在装货港将正本提单交回承运人，由承运人通知其目的港代理放货。海运单是不可转让的运输单据，货物直接交给记名收货人。两者都很快捷，但卖方失去对货物的控制，因此应事先确保收款。
原产地证书及优惠原产地证明 (EUR.1、Form E 等) (C/O)
证明货物生产或获得国家的文件，通常由贸促会或商会签证。非优惠原产地证书用于反倾销、配额和进口禁令；优惠原产地证明可在自贸协定下享受减免关税，例如中国-东盟的 Form E、欧盟与土耳其工业品的 A.TR 流通证书、满足原产地规则时的 EUR.1 或发票原产地声明等。原产地规则因产品而异，伪造证书将导致大额补税和处罚。
分析证书 (COA)
生产商或独立实验室针对某一批次出具的检测结果文件，并列出规格限值，内容包括产品名称、批号、生产日期、检测方法（如 ASTM、ISO）、实测值和合格范围。TDS 给出产品的典型性能，COA 给出所交付批次的实际数值。信用证项下，COA 必须由信用证要求的出具人按规定内容出具。
安全技术说明书 (SDS / MSDS)
按照 GHS 以16个标准部分说明化学品危害及安全操作、储存、运输、个人防护、急救、消防、泄漏应急处理和废弃处置信息的文件。依据欧盟 REACH 及各国类似法规（中国 GB/T 16483），危险物质必须提供，并须使用接收方语言。承运人和海关依据第14部分确定危险货物分类和联合国编号。
EN 10204 材质证明书（2.2、3.1、3.2）
规定金属产品（板材、管材、型材、铸件和锻件）检验文件类型的欧洲标准，在全球通称“材质证明书”(MTC)。2.2型为制造商非特定批次的试验结果；3.1型为所交付批次特定的化学成分和力学性能结果，由制造商独立检验代表确认；3.2型另包括在买方或船级社等独立机构见证下进行的试验。压力容器、造船和能源项目通常要求3.1或3.2型。
植物检疫证书与兽医卫生证书
植物检疫证书由出口国官方植物保护机构依据《国际植物保护公约》(IPPC) 标准检验后签发，证明谷物、豆类、种子、木材、木托盘等植物产品无有害生物并符合进口国要求。肉类、奶粉、鱼粉、明胶等动物产品则需官方兽医卫生证书。木质包装须按 ISPM 15 进行热处理并加施标识。证书缺失或不符将导致海关扣留、销毁或退运。
出口报关单
出口商或其报关代理向海关提交的电子申报，使货物合法出境，内容包括品名、HS 编码、数量、价格、收货人和目的国。结关后的出口报关单是出口退税、出口鼓励政策和外汇管理的正式凭证。在 EXW 下该义务由境外买方承担，实际操作困难，因此通常更适合使用 FCA。